Chào Hải. Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đến chuyên mục Tư vấn pháp luật của công ty Luật Vĩnh An. Vấn đề bạn hỏi chúng tôi trả lời như sau:
Việc đặt trụ sở không chỉ ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của công ty mà còn liên quan đến các yếu tố pháp lý trong quá trình hoạt động của công ty. Pháp luật Doanh nghiệp quy định, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Công ty có thể chuyển địa chỉ trụ sở chính đến nơi khác trong phạm vi cùng quận, cùng tỉnh hoặc sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đã đăng ký doanh nghiệp.
Để thay đổi địa chỉ công ty khác quận,bạn phải làm theo quy trình thủ tục như sau:
Bước 1: Làm hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận
Đối với công ty Cổ phần:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, cụ thể là thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty khác quận– Phụ lục II.1

• Quyết định của Hội đồng thành viên (Công ty TNHH) hoặc Hội đồng quản trị (Công ty CP) về việc thay đổi trụ sở công ty khác quận
• Biên bản họp của Hội đồng thành viên (Công ty TNHH) hoặc Hội đồng quản trị (Công ty CP) về việc thay đổi trụ sở công ty khác quận
• Giấy ủy quyền – Cần trong trường hợp không phải đại điện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp
• Thông báo về việc sử dụng con dấu mới – Do con dấu có địa chỉ quận nên khi thay đổi địa chỉ khác quận cần phải khắc lại con dấu

Nơi nộp và thời gian trả kết quả thay đổi địa chỉ công ty khác quận

• Nơi nộp: Nộp trực tiếp tại Sở kế hoạch và Đầu tư các tỉnh công ty đặt trụ sở;
• Thời gian trả kết quả: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ tại Sở Kế hoạch và đầu tư sẽ nhận được GPKD công nhận địa chỉ mới của công ty.

Lưu ý: Đối với thay đổi địa chỉ khác quận, phải tiến hành khắc lại con dấu mới của công ty và đăng thông báo trên Sở kế hoạch và đầu tư về việc sử dụng con dấu mới.
Bước 2: Làm hồ sơ thay đổi địa chỉ bên thuế
Theo Nghị định số 78/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật doanh nghiệp 2014: “Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp: Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.”
Doanh nghiệp phải làm hồ sơ chuyển quận nộp lên chi cục thuế quận cũ và quận mới.
Hồ sơ bao gồm:

• Mẫu số 08- MST ban hành kèm theo Thông tư số 95/2016/TT- BTC ngày 28/06/2017 của Bộ Tài chính;
• Giấy ủy quyền – Cần trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp;
• 02 bản GPKD mới của công ty (có quận yêu cầu GPKD mới sao y công chứng, có quận chỉ cần bản photo, vì vậy nên chuẩn bị bản sao y công chứng là tốt nhất).

Nơi nộp:
Nộp trực tiếp tại Chi cục thuế quận cũ của công ty. Sau khi chi cục thuế quận cũ của công ty ra Thông báo về việc chuyển cơ quan quản lý thuế, doanh nghiệp sẽ đem thông báo này qua cơ quan thuế quận mới để cơ quan thuế quận mới tiếp nhận quản lý.
Thời gian xử lý: Trong vòng 10 – 15 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ lên Chi cục thuế.
Một vài lưu ý khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận:

• Trong quá trình làm hồ sơ chuyển quân bên thuế, doanh nghiệp không được xuất hóa đơn.
• Trong lúc nộp hồ sơ chuyển quận, thuế quận cũ sẽ tra soát lại tình hình đóng thuế, tình hình nộp báo cáo của công ty, nếu còn thiếu hoặc sai sót, cơ quan thuế quận cũ sẽ yêu cầu doanh nghiệp hoàn thiện.
• Song song cùng lúc với nộp hồ sơ chuyển quận bên thuế, doanh nghiệp sẽ nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ở các quý gần nhất, nộp trực tuyến qua mạng bằng chữ ký số của công ty.
• Trường hợp, hóa đơn theo địa chỉ cũ vẫn còn, doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng thì doanh nghiệp phải làm thông báo chốt hóa đơn bên quận cũ, sau đó khắc con dấu vuông địa chỉ mới đóng lên hóa đơn và làm mẫu TP04 nộp lên thuế quận mới để được tiếp tục sử dụng hóa đơn đó.
• Trường hợp, hóa đơn theo địa chỉ cũ vẫn còn, doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng thì phải làm thông báo hủy hóa đơn nộp lên thuế và khi đặt in hóa đơn mới để sử dụng thì doanh nghiệp phải làm thông báo phát hành hóa đơn mới để được sử dụng.

Trên đây là ý kiến tư vấn của công ty Luật chúng tôi về câu hỏi của bạn. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định pháp luật và thông tin do bạn cung cấp. Nếu còn gì thắc mắc thì bạn liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ sau:
CÔNG TY LUẬT VĨNH AN
– Địa chỉ: Tầng 4, tòa nhà Trung Anh, Km2, Đại lộ Lê nin, Phường Hà Huy Tập, TP Vinh, tỉnh Nghệ An;
– Số điện thoại: 0989.852.846 – 0943.016.421;
– Email: congtyluatvinhan@gmail.com;
– Website: https://luatvinhan.vn;
– Facebook: https://fb.com/luatvinhan