Xin chào Cao Thị Út! Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đến chuyên mục Tư vấn pháp luật của Công ty Luật Vĩnh An. Câu hỏi của bạn, chúng tôi đã nghiên cứu và tư vấn như sau:
Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản được ban hành bởi các cơ quan tổ chức nhằm để mục đích truyền đạt thông tin mang tính chất thông báo hoặc yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống cấp dưới, hoặc dùng để đề bạt nguyện vọng lên cấp trên. Những văn bản này chủ yếu  dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, trao đổi trong công việc trong các cơ quan, tổ chức. Đối với mỗi cơ cấu tổ chức hoạt đông khác nhau thì thẩm quyền ký và cách ký tên trên văn bản được ban hành cũng sẽ khác nhau.
Thứ nhất về thẩm quyền ký tên trên văn bản hành chính theo quy định hiện hành.
Đối với từng cơ quan, tổ chức tùy vào cách thức tổ chức và hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức đó thì thẩm quyền ký các văn bản hành chính ở các lĩnh vực khác nhau sẽ khác nhau. Theo đó quy định pháp luật cụ thể tại Điều 10 Nghị định 09/2010 NĐ-CP sđbs Nghị định 110/2004  quy định về việc ký văn bản hành chính của các đơn vị, tổ chức như sau:
– Trường hợp thẩm quyền ký kết văn bản hành chính tại cơ quan, tổ chức hoạt động và làm việc theo chế độ thủ trưởng. Đối với các cơ quan tổ chức được hoạt động và làm việc theo chế độ này thì mọi hoạt động và vấn đề liên quan đến đơn vị tổ chức này đều phải thông qua thủ trưởng, người đứng đầu đơn vị. Đối với các trường hợp thuộc cơ quan, tổ chức này thì người có quyền ký kết văn bản hành chính là người đứng đầu, là thủ trưởng của cơ quan đó sẽ có thẩm quyền ký tất cả văn bản hành chính mà cơ quan, tổ chức đó ban hành về tất cả các lĩnh vực trong phạm vi ban hành của cơ quan tổ chức đó. Trong trường hợp người đứng đầu cơ quan tổ chức vì các lý do nào đó mà không thể ký văn bản được thì có thể giao cho cấp phó của thủ trưởng, người đứng đầu để ký thay. Tuy nhiên theo quy định thì cấp phó của thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan đó chỉ có quyền ký các văn bản có nội dung của văn bản cần ký tên thuộc vào lĩnh vực của cấp phó nào thì người đó sẽ có thẩm quyền ký các văn bản này.Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
– Trường hợp thẩm quyền ký kết văn bản hành chính tại các cơ quan tổ chức hoạt động và làm việc theo chế độ tập thể. Đối với các cơ quan tổ chức hoạt động theo chế độ tập thể thì mọi vấn đề liên quan sẽ được quyết đinh theo quy định, điều lệ, quy chế của tập thể đó. Mọi vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc đều được đưa ra bàn bạc và thảo luận bởi các thành viên có thẩm quyền của tổ chức đó. Sau khi thỏa thuận và bàn bạc thì quyết định theo ý kiến của tập thể với nguyên tắc thông qua theo đa số dưới sự thống nhất của đa số thành viên của cơ quan, tổ chức đó. Mặc dù vấn đề được thông qua bởi ý kiến của tập thể nhưng về thẩm quyền ký văn bản quyết định vấn đề đó thì chỉ có một người ký. Theo quy định của pháp luật hiện hành các văn bản hành chính được ban hành tại các cơ quan tổ chức hoạt động theo chế độ tập thể sẽ do người đứng đầu đơn vị đó sẽ ký văn bản này dưới hình thức thay mặt tập thể. Trong trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó vì lý do nào đó không thể ký được văn bản thì người đứng đầu sẽ ủy quyền bằng văn bản cho cấp phó hoặc các thành viên đang giữ các chức vụ lãnh đạo sẽ được thay mặt tập thể để ký. Tuy nhiên tương tự như trường hợp các tổ chức cơ quan hoạt động theo chế độ thủ trưởng thì khi các cấp phó ký thay mặt văn bản này thì bắt buộc các văn bản quy định các vấn đề cần phải giải quyết đó phải thuộc các lĩnh vực mà người đó phụ trách trong cơ quan, tổ chức.
– Đối với một số trường hợp đặc biệt nếu trong quy chế hoạt động hoặc quy chê công tác có quy định về vấn đề ký thừa lệnh các văn bản hành chính thì khi người đứng đầu cơ quan, tổ chức vì lý do nào đó không thể ký kết thì người có thẩm quyền ký văn bản đó có thể giao cho các chức danh khác như Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng phòng của các đơn vị khác để ký các văn bản đó theo hình thức thừa lệnh.
Ký thừa uỷ quyền
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa uỷ quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức uỷ quyền.
Thứ hai, quy định về vấn đề ký thay các văn bản hành chính theo quy định của pháp luật hiện hành
Trong một số trường hợp khi người có thẩm quyền ký kết văn bản nhưng không thực hiện được việc ký kết văn bản thì sẽ phát sinh các trường hợp ký thay. Theo quy định tại Nghị định 09/2010/NĐ-CP sđbs Nghị định 110/2004 quy định về việc ký thay văn bản hành chính  được thể hiện qua các hình thức như sau:
– Trường hợp ký thay văn bản hành chính: Tại các cơ quan, tổ chức hoạt động theo chế độ thủ trưởng thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể không ký mà giao cho cấp phó theo thẩm quyền. Theo đó, người cấp phó có thẩm quyền tùy vào lĩnh vực của mình có thể được phân công để ký thay cho người đứng đầu, thủ trưởng của cơ quan, tổ chức đó. Đối với lĩnh vực mà mình ký, người ký thay phải chịu trách nhiệm đối với các văn bản mình ký.
– Trường hợp ký thay theo hình thức thừa ủy quyền văn bản hành chính: Trong một số trường hợp khi thủ trưởng, người đứng đầu đơn vị không thể trực tiếp ký văn bản hành chính thì có thể viết giấy ủy quyền cho một người khác theo hình thức ký thừa ủy quyền để cho họ tiến hành ký kết các văn bản cần phải ký. So với các hình thức khác thì việc ký theo hình thức thừa ủy quyền thì phải có văn bản thể hiện việc thừa ủy quyền này. Theo đó việc ký thừa ủy quyền phải được lập thành văn bản hợp pháp. Khi nhận được ủy quyền ký thì người được ủy quyền không được ủy quyền cho người khác để được ký văn bản đã được cấp trên chỉ định người được ủy quyền phải ký
– Trường hợp ký thay mặt văn bản hành chính: Trong trường hợp ký thay mặt văn bản hành chính thì được áp dụng các trường hợp ở đơn vị hoạt động theo chế độ tập thể để thông qua các vấn đề phát sinh cần bàn bạc đối với tổ chức đó. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt sẽ thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức được ban hành. Ngoài ra người đứng đầu cơ quan tổ chức đó có thể ủy quyền cho cấp phó của mình để thay mặt tập thể, thay mặt người đứng đầu để ký văn bản thuộc vào các lĩnh vực phù hợp với thẩm quyền được ký văn bản.
– Trường hợp ký thừa lệnh văn bản hành chính: Đối với các trường hợp đặc biệt thì người đứng đầu đơn vị thông qua văn bản giao thừa lệnh có thể giao cho Chánh Văn phòng, trưởng phòng hành chính hoặc trưởng phòng khác ký văn bản hành chính thể hiện các nội dung liên quan đến công việc hay giải quyết các vấn đề của cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. ( Lưu ý là việc phân công này phải thể hiện bằng văn bản. Có thể là “Giấy ủy quyền” hoặc “Bản phân công nhiệm vụ” …).
Như vậy trong tất cả các văn bản hành chính được ban hành trong các cơ quan tổ chức thẩm quyền ký kết các văn bản không chỉ tập trung vào một người. Để có thể linh hoạt trong thẩm quyền ký kết tránh trường hợp bất khả kháng người có thẩm quyền ký kết văn bản không thể ký thì vẫn có người khác ký để đảm bảo tính cấp thiết trong khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức đó.
Trên đây là nội dung tư vấn của Công ty Luật Vĩnh An . Nếu còn điều gì thắc mắc bạn vui lòng liên hệ theo :
– Địa chỉ: Tầng 4, tòa nhà Trung Anh, Km2, Đại lộ Lê nin, Phường Hà Huy Tập, TP Vinh, tỉnh Nghệ An;
– Số điện thoại: 0989.852.846 – 0943.016.421;
– Email: congtyluatvinhan@gmail.com.
– Website: https://luatvinhan.vn
– Facebook: https://fb.com/luatvinhan
 Xin cảm ơn!